No es lo mismo el correo de un amigo, que el de un cliente. Y no es un mecanismo de mensajería instantánea, en el que usar abreviaturas y olvidarse de las reglas de ortografía.
Debemos tratar correctamente con quien nos estamos comunicando y transmitir una buena imagen (personal y profesional).
Para ello he realizado una pequeña recopilación de las recomendaciones a la hora de redactar y enviar un correo electrónico.
EDUCACIÓN, BREVEDAD Y BUEN USO DE LOS DIFERENTES CAMPOS.
Diferenciar al auténtico receptor, de los que simplemente queremos mantener informados. Existe bastante confusión con esto y puede llegar a crear malentendidos.
En el campo “Cc” sólo es para las personas a las que queremos informar. Estas no están obligadas a contestar ni a realizar acción alguna.
Cuidado con “Cco” personas ocultas que reciben la información. Podrían responder a todos, descubrir que estaban en copia oculta y ocasionar un perjuicio al remitente del correo original.
El asunto debemos rellenarlo correctamente, pues así quien lo reciba sabrá de la importancia de nuestro mensaje.
El correo electrónico es una herramienta más de trabajo y el cuerpo del mensaje deberá cumplir con una serie de formalidades.
Comenzar con un “saludo”, si conocemos a la persona con simple “Hola” ó “Buenos días” valdría. Si no la conocemos, utilizar una fórmula de cortesía es más formal “Estimado Sr. /Sra.”.
Siempre una frase de despedida, “Un saludo” a la persona conocida un “Atentamente” si lo queremos más formal.
No nos olvidemos de la FIRMA, que aparezca siempre: el nombre y apellidos, teléfono de contacto, dirección de correo electrónico, dirección postal, nombre de la empresa y logotipo, opcional el cargo y/o departamento.
Que el mensaje que quieras transmitir sea breve, no cuentes tu vida, ni cosas innecesarias.
Si vas a enviar un “Adjunto”, ojo con el tamaño y el formato. Asegúrate de que quien lo reciba vaya a poder abrirlo. Envíalo en un formato estándar, para los textos por ejemplo “PDF”, comprime los archivos que envíes, no es necesario hacerlo siempre, pero resulta recomendable si vas a enviar varios. Si vas a enviar fotografías reduce su tamaño con cualquier editor de imágenes, de ésta manera tu receptor las descargará más rápido. Para presentaciones, es preferible en “PDF”, que en cualquier formato PowerPoint, aunque se pierdan las animaciones y transiciones.
Recuerda indicar siempre en el cuerpo del mensaje el contenido del adjunto. Así evitarás que el receptor pueda pensar que contiene virus.
No envíes archivos adjuntos sin permiso. Los “Power Point” se han convertido en una verdadera pesadilla. Si deseas compartir presentaciones de diapositivas, archivos de texto, fotos… utiliza mejor un servicio web para ello. Hay muchos gratuitos y de gran calidad, por ejemplo: Flickr para las fotos, YouTube para los vídeos, SlideShare para presentaciones de diapositivas.
No es conveniente abusar de funcionalidades como los “avisos de lectura”, pueden llegar a resultar molestos y hay programas de correo en los que se puede decir que no se confirme la recepción.
No envíes el mismo correo al mismo tiempo a muchos destinatarios, hay un límite de direcciones y podría ser considerado un SPAM y tu cuenta podría ser cancelada ó deshabilitada por un tiempo.
Si quieres enviar una promoción, dar a conocer un producto ó tu web a una serie de personas, nunca escribas un correo general. Escribe siempre uno personalizado para cada persona a la que se lo vas a enviar. La mayoría de las personas muestran rechazo ante los correos indiscriminados. Bajo mi punto de vista dan sensación de cierto desinterés y de querer algo del destinatario sin importarle realmente quien es o que hace.
Recuerda que todo lo que enviamos por correo electrónico queda registrado y que un correo electrónico puede reenviarse a otros destinatarios sin tu conocimiento.
Antes de tratar un tema por correo electrónico piensa si es la mejor vía. Evalúa si es mejor tratar el tema por teléfono ó en una reunión cara a cara. Así evitarás que se de un ping-pong de correos.
Aunque sea un servicio gratuito, nuestro tiempo y el de los demás es muy valioso. Teniendo en cuenta el número de correos que se reciben a lo largo del día, debemos de no abusar y enviar sólo los necesarios.
El secreto para que la buena comunicación con nuestros clientes sea fluida y eficaz, está en saber compaginar los diferentes medios de comunicación (teléfono, correo electrónico, reunión ….)
Haciendo un buen uso de nuestro correo electrónico, nos ayudamos también a optimizar nuestro tiempo.
Por que como decía Benjamín Franklin:
“Si el tiempo es lo más caro, la pérdida del tiempo es el mayor de los derroches”.
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| Yolanda Pérez |
Y un consejo, transmite a tus empleados la importancia de la imagen empresarial y de su influencia al cerrar una venta o fidelizar un cliente. Esa primera imagen es la que se va a llevar de tu empresa el receptor del mensaje. "Cuídala"
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